Gestión de inventarios estacionales en el comercio minorista

Qué son las existencias estacionales

Las existencias estacionales son productos que tienen una alta demanda en determinados períodos del año (temporadas). La demanda de los productos estacionales puede cambiar debido al clima, eventos, acontecimientos o festividades. Las cadenas suelen tener existencias cuya demanda fluctúa según la temporada. Esto puede ser cualquier cosa: desde ropa hasta artículos para el hogar o productos alimenticios.

Tipos de productos estacionales

Productos festivos que tienen alta demanda durante las festividades: Halloween, Navidad, Pascua y similares.
También productos relacionados con eventos. Estos productos se refieren a acontecimientos específicos: deportivos, como la Super Bowl, o eventos políticos, como elecciones y otros.

La estacionalidad: el mayor desafío para los minoristas

La estacionalidad es el mayor desafío para los retailers debido a la influencia de muchos factores, que no siempre dependen de la cadena. Para comprender si las ventas presentan estacionalidad, es necesario analizar cómo se venden los productos durante varios años y calcular los coeficientes de estacionalidad. Si las fluctuaciones superan el 20% y son características solo de determinados períodos, se puede hablar de estacionalidad en las ventas.

Diversos factores que se repiten año tras año indican la estacionalidad. Por ejemplo, la celebración de la Pascua. Por ejemplo, los lotes alimentarios festivos para la cesta de Pascua son adquiridos por las cadenas directamente antes de la festividad debido a su corto periodo de conservación. Sin embargo, la planificación de las compras debe hacerse con antelación.

¿Quieres ser esa tienda en la que el cliente sea feliz y encuentre todo lo necesario durante los períodos de eventos estacionales, y que vuelva a ti una y otra vez? Para ello se necesita un análisis constante de las ventas, de la demanda, la preparación para la temporada y también la salida de ella.

Para planificar las existencias estacionales se necesita una matriz de surtido claramente definida, con el fin de planificar correctamente las compras del producto e invertir en productos que no se conviertan en existencias muertas.

La correcta previsión de la demanda conduce a la optimización del nivel de existencias, reduciendo los casos de déficit o excedente. Otro factor importante son las existencias de seguridad. Pero si la cadena calcula mal y compra demasiada mercancía de seguridad, esta se convertirá en un exceso.

Factores necesarios para calcular correctamente las existencias estacionales

• Determinar qué productos se ven afectados por la demanda estacional.

• Entender cuándo se producirán los picos de demanda de productos estacionales.

• Determinar el nivel de incertidumbre asociado a los picos previstos.

• Prever con precisión el tamaño relativo de esos picos estacionales en comparación con la demanda habitual.

Estos factores permitirán analizar y prever de manera eficiente todas las compras de existencias estacionales.

Factores que influyen en las existencias estacionales

• coeficiente de estacionalidad en el año;

• previsión de ventas;

• estacionalidad semanal;

• valores atípicos (ventas no típicas, promociones planificadas, licitaciones);

• tendencias a largo plazo;

• existencias de seguridad;

• cronogramas de entrega.

Condiciones ideales para gestionar productos estacionales

• personal cualificado;

• automatización de los procesos de análisis de ventas, cálculo y previsión de demanda;

• proveedores fiables;

• ausencia de cataclismos y fuerza mayor.

Al mismo tiempo, las condiciones ideales son diferentes para cada retailer. Por ejemplo, los fabricantes de bebidas carbonatadas señalan que sus ventas estacionales aumentan rápidamente bajo una condición: cuando la temperatura exterior supera los 20 ºC.

Problemas relacionados con las existencias estacionales

El aumento estacional de las ventas puede no solo incrementar los ingresos, sino también provocar sobrestock y gastos adicionales de almacenamiento. Analicemos los problemas más comunes relacionados con la gestión de existencias estacionales y cómo abordarlos.

Out-of-stock

La falta de productos en los estantes cuesta a los minoristas millones de dólares cada año. Out-of-stock es una situación en la que no hay existencias de un producto previamente vendido y la cadena no ha reabastecido sus existencias antes del inicio de la temporada.

En el periodo pico, el producto puede agotarse inesperadamente y no será posible reponerlo rápidamente, porque los proveedores necesitan tiempo para organizar la entrega.

Por lo tanto, la ausencia del producto necesario supone una pérdida de beneficios, pérdida de clientes y pérdida de lealtad. El producto estacional es necesario para el comprador aquí y ahora, y no puede ser sustituido fácilmente por análogos. El cliente lo comprará de todos modos, si no en tu tienda, entonces en la de tus competidores.

Situación opuesta: overstock

Imaginemos una situación: comienza la temporada y las ventas del producto estacional también comienzan. Al ver las primeras ventas, la cadena compra más producto, pero las ventas no aumentan.

El exceso de productos conduce a capital congelado que podría haberse invertido en otros artículos. El overstock obliga a los retailers a realizar promociones no planificadas para liberar espacio en los estantes y liberar fondos inmovilizados.

Además, el overstock obliga a las tiendas a realizar bajas de productos con fecha de caducidad limitada. Los productos que no se logran vender se convierten en existencias muertas.

Los problemas de out-of-stock y overstock suelen aparecer en cadenas con un gran número de referencias y con ausencia de una evaluación adecuada de los factores que influyen en la previsión de la demanda estacional.

Existencias muertas (dead stock)

El stock muerto es uno de los mayores problemas de los productos estacionales. El término “existencias obsoletas” se refiere a inventario que no se puede vender. Es una gran pérdida de ingresos para los retailers.

Los comerciantes acumulan productos esperando una futura demanda. Si la demanda no se materializa, se quedan con excedentes que a veces son imposibles de vender.

Por ejemplo, después de Halloween, un retailer puede quedarse con muchos productos temáticos que, una vez pasada la festividad, difícilmente alguien comprará.

Para el stock muerto existen varias opciones, pero ninguna es ideal.
Los retailers pueden intentar vender los productos con descuento, pero esto normalmente no compensa la pérdida de ingresos. Pueden donar los productos, pero esto no siempre es conveniente desde el punto de vista logístico. Alguien debe entregar o recoger la mercancía.
O simplemente pueden desecharla, lo cual no es racional para el negocio.

La gestión de existencias estacionales requiere una previsión precisa de la demanda, ya que grandes volúmenes pueden quedar obsoletos. Además, los costes de almacenamiento pueden aumentar si las existencias no se venden como se esperaba.

Problemas de almacenamiento de existencias

Otra área donde las existencias estacionales pueden convertirse en un problema para los minoristas es el almacenamiento. Los productos estacionales ocupan espacio valioso en almacenes y tiendas. Por lo tanto, es necesario gestionarlos correctamente para evitar gastos adicionales de almacenamiento.

Métodos de gestión de existencias estacionales

• JIT

• FIFO

• LIFO

• Análisis ABC

• Tamaño Económico del Pedido (EOQ)

JIT

JIT (just in time), “justo a tiempo”, es un método en el que la tienda recibe existencias solo cuando las necesita y en cantidades pequeñas. Es una manera de reducir los costos de mantener exceso de inventario y evitar existencias muertas.

JIT es ideal para negocios con un proceso de previsión bien ajustado, demanda estable y cadenas de suministro previsibles. Sin embargo, si se hace un pedido al proveedor y este no tiene la mercancía disponible o sus plazos son largos, se corre el riesgo de quedarse sin existencias.

Si puedes prever con precisión la demanda, puedes reducir costes y aumentar la eficiencia con JIT.

FIFO (first in, first out)

El principio “primero en entrar, primero en salir” significa que los primeros productos que recibe la tienda son los primeros en venderse. FIFO asegura un nivel de inventario preciso, ya que tiene en cuenta todo lo que hay en el almacén, no solo lo recibido recientemente.

FIFO es ideal para cadenas minoristas que venden productos perecederos o productos estacionales.

LIFO (last in, first out)

Este método implica que los productos adquiridos más recientemente se venden primero. Si pagas al proveedor una bonificación por existencias debido a la demanda estacional, LIFO ayuda a recuperar el costo más alto vendiendo primero esas existencias.

LIFO es adecuado si vendes productos no perecederos, ya que las existencias más antiguas pueden permanecer más tiempo en el almacén.

Análisis ABC

El modelo ABC determina la prioridad de los productos según su valor, clasificando las existencias en tres categorías:

A – los productos más valiosos, que generan la mayor ganancia.
B – productos de nivel medio, con velocidad de venta promedio.
C – productos que se venden rápido pero generan poca ganancia.

El análisis ABC ayuda a ahorrar dinero al determinar prioridades de compra y vender existencias obsoletas antes de que se vuelvan inutilizables. También permite rastrear los productos más rentables y evitar su obsolescencia.

Tamaño Económico del Pedido (EOQ)

EOQ ayuda a determinar la cantidad óptima de existencias para pedir. Es la cantidad ideal que una empresa debe adquirir para satisfacer la demanda minimizando los costes de almacenamiento, escasez y pedido.

La fórmula EOQ supone que la demanda, el coste del pedido y los gastos de almacenamiento permanecen constantes.

EOQ considera tres factores:

• demanda;

• coste del pedido;

• coste de almacenamiento.

Es uno de los modelos más complejos para usar en retail. Se aplica cuando en el equipo hay un gestor de inventario experimentado que haya trabajado previamente con este modelo.

Con un enfoque adecuado, EOQ puede reducir los costes del retailer en la gestión de inventarios.

Formas de mejorar la gestión de existencias estacionales para satisfacer la demanda y aumentar las ventas

• Utilizar datos históricos para la previsión

• Categorizar las existencias estacionales

• Combinar productos complementarios

• Reducir precios de existencias no líquidas

• Controlar cuidadosamente los indicadores de inventario

• Optimizar la ejecución de pedidos

Utiliza los datos históricos de ventas para prever las futuras. Algunos productos tienen más popularidad que otros durante el año. Prevé los cambios estacionales y cuánta mercancía debes tener en el almacén en esos meses.

En general, cuanto más estacional sea un producto, más difícil será gestionarlo. Para gestionar eficazmente los productos estacionales, deben considerarse los siguientes factores:

• Duración de las temporadas: es importante determinar los períodos de mayor demanda y cuánto duran.

• El conocimiento de la demanda del producto es un factor decisivo.

• El análisis periódico de la demanda de cada referencia permite a los gestores desarrollar estrategias de compra que mejoren los procesos de suministro.

Qué es la previsión de la demanda estacional

La previsión de la demanda estacional es el proceso mediante el cual los propietarios y gestores de negocios determinan los picos y caídas de ventas durante el año o en diferentes temporadas.

Las necesidades de los clientes pueden cambiar drásticamente entre temporadas. Probablemente no haya un alto nivel de ventas de trajes de baño en pleno invierno. Del mismo modo, las decoraciones navideñas no se venderán bien durante los meses de verano.

Algunos cambios son menos visibles: por ejemplo, una tienda de material escolar puede tener un fuerte aumento en ventas al inicio del curso, pero también durante los períodos de exámenes finales en las escuelas locales.

La previsión de los cambios estacionales de la demanda puede influir significativamente en tu nivel de inventario. Gracias a una previsión precisa, podrás satisfacer mejor las necesidades de tus clientes, lo que aumentará las ventas.

Los retailers utilizan analítica para prever la demanda estacional. Las ventas en diferentes temporadas pueden analizarse con la plataforma analítica Datawiz BES. Los informes analíticos ayudan a evaluar las ventas a tiempo después de cada período y permiten prever correctamente la demanda. Como resultado, la cadena podrá optimizar los niveles de existencias estacionales y evitar out-of-stock o overstock.

Conclusiones

Con el cambio de estaciones cambian las necesidades y preferencias de los consumidores. Por lo tanto, los retailers deben adaptar sus existencias a estos cambios en la demanda.

En este artículo analizamos varias estrategias eficaces para la gestión de existencias estacionales en redes minoristas. Por ello, planifica las existencias estacionales al menos seis meses antes del inicio de la temporada. Esto dará suficiente tiempo para estudiar las tendencias, pedir los productos y realizar los ajustes necesarios en los procesos de gestión de inventario.

Supervisa y analiza los datos de ventas. Analizando los patrones de años anteriores, los retailers pueden entender mejor qué productos se venderán bien en cada temporada. Esto les ayuda a tomar decisiones fundamentadas sobre qué productos pedir y qué cantidad almacenar.