Zarządzanie zapasami sezonowymi w handlu detalicznym

Czym są zapasy sezonowe?

Zapasy sezonowe to towary, które cieszą się dużym popytem w określonych okresach roku (sezonach). Popyt na produkty sezonowe może zmieniać się w zależności od pogody, wydarzeń lub świąt.

Sieci detaliczne zazwyczaj posiadają zapasy, których popyt waha się w zależności od sezonu. Mogą to być produkty od odzieży po artykuły gospodarstwa domowego lub żywność.

Rodzaje produktów sezonowych

• Produkty świąteczne – cieszą się popytem w okresie świąt takich jak Halloween, Boże Narodzenie, Wielkanoc i podobne.

• Produkty związane z wydarzeniami – dotyczą konkretnych wydarzeń sportowych, np. Super Bowl, lub politycznych, np. wybory.

Sezonowość jest największym wyzwaniem dla detalistów ze względu na wpływ wielu czynników, które nie zawsze zależą od sieci. Aby zrozumieć, czy sprzedaż jest sezonowa, należy przeanalizować, jak produkty sprzedają się w ciągu kilku lat i obliczyć współczynniki sezonowości. Jeśli wahania wynoszą ponad 20% i występują tylko w określonych okresach, można mówić o sezonowości sprzedaży.

Sezonowość wskazują różne powtarzające się co roku czynniki, np. świętowanie Wielkanocy. Sieci detaliczne zamawiają zestawy świąteczne do koszyków wielkanocnych tuż przed świętem z powodu ograniczonego okresu przydatności do spożycia. Planowanie zakupów należy jednak rozpocząć z wyprzedzeniem. Chcesz być tym sklepem, w którym klient znajdzie wszystko, czego potrzebuje w okresie sezonowych wydarzeń, i będzie do Ciebie wracał?

Aby to osiągnąć, potrzebna jest stała analiza sprzedaży, popytu, przygotowanie do sezonu oraz wyjście z niego. Do planowania zapasów sezonowych potrzebna jest wyraźnie określona matryca asortymentowa, aby prawidłowo planować zakupy produktów i inwestować w towary, które nie staną się martwym zapasem. Prawidłowe prognozowanie popytu prowadzi do optymalizacji poziomu zapasów i ograniczenia przypadków niedoboru lub nadmiaru.

Kolejnym istotnym czynnikiem są zapasy bezpieczeństwa. Jeśli sieć nie policzy ich prawidłowo i zakupi zbyt wiele, mogą one stać się nadmiarem.

Czynniki potrzebne do prawidłowego obliczenia zapasów sezonowych

• Określenie, które produkty podlegają sezonowemu popytowi.

• Zrozumienie, kiedy wystąpią szczyty popytu na dany produkt sezonowy.

• Określenie poziomu niepewności związanej z prognozowanymi szczytami.

• Dokładne przewidzenie względnej wielkości sezonowych szczytów w porównaniu do zwykłego popytu na produkty.

Te czynniki pozwalają maksymalnie skutecznie analizować i prognozować wszystkie zakupy zapasów sezonowych.

Czynniki wpływające na zapasy sezonowe

• współczynnik sezonowości w roku;

• prognoza sprzedaży;

• sezonowość w tygodniu;

• odchylenia (nietypowa sprzedaż, planowane promocje, przetargi);

• długoterminowe trendy;

• zapasy bezpieczeństwa;

• harmonogramy dostaw.

Idealne warunki zarządzania produktami sezonowymi

• wykwalifikowany personel;

• automatyzacja procesów analizy sprzedaży, obliczania i prognozowania popytu;

• niezawodni dostawcy;

• brak kataklizmów i sił wyższych.

Idealne warunki różnią się jednak w zależności od detalisty. Producent napojów gazowanych zauważa, że sezonowa sprzedaż gwałtownie wzrasta tylko wtedy, gdy temperatura powietrza przekracza 20°C.

Problemy związane z zapasami sezonowymi

Sezonowy wzrost sprzedaży może zwiększyć zyski, ale również prowadzić do nadmiaru (overstock) i dodatkowych kosztów przechowywania. Omówmy najczęstsze problemy związane z zarządzaniem zapasami sezonowymi i jak sobie z nimi radzić.

Brak towaru (Out-of-stock)

Brak produktów na półkach kosztuje detalistów miliony dolarów rocznie. Out-of-stock to sytuacja, gdy w magazynie nie ma wcześniej sprzedawanego produktu, a sieć nie uzupełniła zapasów przed sezonem.

W szczytowym okresie sezonu towar może nagle się skończyć, a szybkie uzupełnienie zapasów może być niemożliwe, ponieważ dostawcy potrzebują czasu na organizację dostawy. Brak odpowiedniego produktu oznacza utratę zysków, klientów i lojalności. Produkt sezonowy jest potrzebny klientowi tu i teraz, i nie można go zastąpić innym. Klient kupi go gdzie indziej, jeśli nie u Ciebie.

Nadmiar towaru (Overstock)

Wyobraź sobie sytuację, gdy sezon się zaczyna, a sprzedaż produktów sezonowych rusza. Widząc pierwsze sprzedaże, sieć zamawia dodatkowy towar, ale sprzedaż nie rośnie. Nadmiar produktów powoduje zamrożenie środków, które można było wydać na inne produkty. Overstock zmusza detalistów do przeprowadzania nieplanowanych promocji, aby zwolnić przestrzeń na półkach i uwolnić środki.

Ponadto overstock w sieciach prowadzi do konieczności utylizacji produktów z ograniczonym terminem ważności. Towary, które nie zostaną sprzedane, stają się martwym zapasem.

Zazwyczaj problemy out-of-stock i overstock pojawiają się w sieciach z dużą liczbą SKU oraz brakiem prawidłowej oceny czynników wpływających na prognozowanie sezonowego popytu.

Martwe zapasy (Dead stock)

Martwy zapas to jeden z największych problemów produktów sezonowych. Oznacza towary, których nie można sprzedać, co prowadzi do dużej straty przychodów. Detaliści gromadzą produkty w oczekiwaniu na przyszły popyt. Jeśli popyt nie występuje, pozostają z nadmiarem towaru, którego czasem nie da się sprzedać.

Przykład: po Halloween detalista może mieć dużo tematycznych produktów, które po święcie nikt nie kupi. Martwe zapasy można próbować sprzedać ze zniżką, przekazać na cele charytatywne lub wyrzucić, ale żadna z tych metod nie jest idealna.

Zarządzanie sezonowymi zapasami wymaga precyzyjnego prognozowania popytu, ponieważ duże zapasy mogą się przeterminować. Koszty utrzymania rosną, jeśli zapasy nie zostaną sprzedane zgodnie z oczekiwaniami.

Problemy związane z przechowywaniem zapasów

Sezonowe produkty zajmują cenną przestrzeń w magazynach i sklepach, dlatego wymagają prawidłowego zarządzania, aby uniknąć dodatkowych kosztów przechowywania.

Metody zarządzania sezonowymi zapasami

• JIT (Just in Time)

• FIFO (First In, First Out)

• LIFO (Last In, First Out)

• Analiza ABC

• Ekonomiczna wielkość zamówienia (EOQ)

JIT (Just in Time)

Metoda „na czas”, w której sklep otrzymuje zapasy tylko w miarę potrzeb i w małych ilościach. Pozwala zmniejszyć koszty utrzymania nadmiarowych towarów i uniknąć martwych zapasów.

JIT sprawdza się przy stabilnym popycie i przewidywalnych łańcuchach dostaw. Ryzyko braku zapasów pojawia się, gdy dostawca nie ma produktu w magazynie lub czas realizacji zamówienia jest długi.

FIFO (First In, First Out)

„Pierwsze przyszło, pierwsze wyszło” – pierwsze towary wchodzące do magazynu sprzedawane są jako pierwsze. FIFO zapewnia dokładny poziom zapasów, idealny przy sprzedaży produktów szybko psujących się lub sezonowych.

LIFO (Last In, First Out)

Metoda zakłada, że ostatnie zakupione zapasy sprzedaje się jako pierwsze. Przydatna przy produktach trwałych i zakupach sezonowych z wyższymi kosztami.

Analiza ABC

Klasyfikuje produkty według wartości:

• A – najbardziej wartościowe, przynoszą największy zysk

• B – średnie produkty, średnia rotacja

• C – szybko sprzedające się, ale niskomarżowe

Analiza ABC pomaga priorytetyzować zakupy i unikać przeterminowania produktów w sezonie.

Ekonomiczna wielkość zamówienia (EOQ)

EOQ określa optymalną ilość zamawianych zapasów, minimalizując koszty magazynowania, braki i koszty zamówienia. Uwzględnia trzy czynniki: popyt, koszt zamówienia i koszt przechowywania.

Jak poprawić zarządzanie zapasami sezonowymi

• Wykorzystuj dane historyczne do prognozowania

• Kategoryzuj zapasy sezonowe

• Łącz produkty komplementarne

• Obniżaj ceny na produkty o niskiej rotacji

• Monitoruj wskaźniki zapasów

• Optymalizuj realizację zamówień

Prognozowanie sezonowego popytu

Prognozowanie sezonowego popytu polega na określaniu wzrostów i spadków sprzedaży w ciągu roku lub w poszczególnych sezonach. Dokładne prognozy pomagają lepiej dopasować zapasy i zaspokoić potrzeby klientów.

Sieci detaliczne wykorzystują analitykę do prognozowania popytu. Platforma Datawiz BES umożliwia analizę sprzedaży w różnych sezonach i optymalizację poziomu zapasów sezonowych, zapobiegając out-of-stock i overstock.

Wnioski

Sezony zmieniają potrzeby i preferencje konsumentów. Detaliści powinni dostosowywać zapasy do zmian w popycie. Planowanie zapasów sezonowych najlepiej rozpocząć co najmniej sześć miesięcy przed sezonem. Analizowanie danych sprzedażowych z poprzednich lat pozwala przewidzieć, które produkty będą dobrze się sprzedawały i ile ich utrzymywać w magazynie.