El ciclo completo de trabajo con planogramas: la experiencia de la cadena box market

Para gestionar la exposición de productos en más de 150 tiendas de proximidad, la cadena ucraniana box market eligió PlanoHero. La plataforma ayudó al equipo no solo a automatizar la creación de planogramas, sino también a gestionar de forma eficaz el espacio comercial de las tiendas y el surtido. Con PlanoHero, los gerentes de tienda obtuvieron una única fuente de información actualizada y de tareas de exposición de productos.

Descubra cómo la cadena box market configuró el ciclo completo de trabajo con planogramas y estableció la comunicación entre la oficina central y las tiendas.

 

 

box market es una cadena ucraniana de tiendas de proximidad con estilo

 

 

El caso en resumen

 

 

 

Integración

La cadena box market integró PlanoHero en aproximadamente un mes. Para cargar los datos en la plataforma, el equipo utilizó PlanoHero Connector, una herramienta para la integración autónoma y el control del proceso de carga.

A través de Connector, la cadena configuró la transferencia de la información básica necesaria para crear planogramas y gestionar la exposición:

• productos y categorías;
• existencias y su costo;
• tiendas;
• dimensiones de los productos;
• fotos de los productos;
• estado de actividad del surtido.

La cadena configuró una actualización diaria, por lo que los datos en PlanoHero están siempre al día. Los nuevos productos, los cambios en el surtido, las existencias, las dimensiones y las fotos llegan a la plataforma cada día, y el equipo trabaja siempre con información actualizada sobre el surtido.

 

 

Creación y actualización rápida de planogramas

El equipo de la cadena box market utiliza diversas funcionalidades de PlanoHero para crear planogramas eficaces con rapidez.

La creación de un nuevo planograma en PlanoHero se realiza en pocos pasos: el equipo añade el mobiliario, lo coloca en el plano de la tienda y configura la exposición en los estantes.

Para no crear exposiciones similares desde cero cada vez, la cadena utiliza las funciones de copia y comparación de planogramas. Una exposición ya creada sirve de base para un nuevo planograma, y la comparación permite detectar rápidamente las diferencias. Para trabajar cómodamente con un gran número de planogramas, el equipo los organiza en grupos.

PlanoHero permite crear un planograma una sola vez y utilizarlo en varias tiendas. Para las tiendas de un mismo clúster, box market utiliza la biblioteca de planogramas: el planograma ya creado se coloca en los planos de varias tiendas sin necesidad de volver a crearlo. El planograma sigue siendo compartido, por lo que todos los cambios se aplican automáticamente en cada tienda donde está colocado.

 

 

Envío y control de la ejecución de planogramas: lo que más valora el equipo de box market

La cadena box market utiliza PlanoHero en cada etapa del trabajo con planogramas.
El trabajo en la plataforma no termina con la creación y actualización de planogramas: la siguiente etapa importante es el envío de tareas a las tiendas, el seguimiento de la implementación y el control de la calidad de la exposición.

Con PlanoHero, la cadena configuró un proceso para enviar a tiempo los planogramas actualizados a los gerentes de tienda para su ejecución. Son precisamente estas funcionalidades las que la cadena considera clave en su trabajo diario con la exposición.

La aplicación móvil PlanoHero Layout permitió a los gerentes de tienda recibir todas las tareas de exposición de productos en un solo lugar y agilizar la ejecución de los planogramas. Basta con escanear el código de barras del producto y la aplicación resalta, en el plano de la tienda y en el planograma, el lugar donde debe colocarse. En la aplicación también se pueden ver los cambios respecto a la versión anterior del planograma.

El informe fotográfico que confirma la ejecución de la exposición también se genera en la aplicación. Si es necesario, el gerente de tienda puede añadirle un comentario o contactar con el responsable del planograma a través del chat integrado.

La cadena utiliza PlanoHero con la misma intensidad para controlar la ejecución de la exposición. En el bloque «Control», el equipo hace seguimiento de todo el ciclo de vida de los planogramas: desde su creación hasta la revisión del informe fotográfico. El estado del planograma muestra de inmediato qué ocurre con él en una tienda concreta: aún no se ha enviado, está en ejecución, espera revisión, ha sido devuelto para corrección o ya está aprobado. El equipo de la oficina central revisa los informes fotográficos y confirma la correcta ejecución del planograma o lo devuelve a la tienda si detecta errores.

 

 

Surtido actualizado en los estantes y rotación en pocos clics

PlanoHero reúne la información sobre el surtido en los estantes: qué productos están expuestos y cuáles no, dónde se han formado huecos y qué productos se están quedando sin existencias.

Además, los productos que deben retirarse se agrupan por separado. Se trata de artículos inactivos que siguen en los planogramas aunque ya han salido del surtido de la tienda: por ejemplo, porque terminó una línea de temporada o bajaron las ventas.

Para el trabajo con la exposición, la información sobre la vigencia del surtido es una de las funcionalidades más valiosas. El departamento de merchandising ve el estado real de los estantes, reacciona a tiempo y realiza la rotación en pocos clics, sustituyendo los productos inactivos por otros nuevos en todas las exposiciones a la vez.

 

 

Más allá de la exposición: datos de planogramas para la gestión del surtido

Los planogramas en PlanoHero reflejan el estado actual de los estantes en cada tienda. Por eso, la cadena utiliza estos datos también fuera del trabajo con la exposición: para gestionar el surtido y generar pedidos automáticos.

Para que el sistema de pedidos automáticos funcione correctamente, la cadena exporta desde los planogramas los datos sobre el stock mínimo necesario en el estante. Así, los pedidos de productos se ajustan a la exposición actual en las tiendas.

 

 

Conclusión

La experiencia de box market es un ejemplo de cómo una cadena con más de 150 tiendas puede gestionar la exposición de forma sistemática: sin enviar planogramas por aplicaciones de mensajería ni usar copias impresas en las tiendas. Para las cadenas minoristas que están empezando a construir un proceso así, este caso deja 4 conclusiones útiles.

Puesta en marcha en un mes. Ese es el tiempo que necesitó la cadena para configurar la transferencia de datos y empezar a crear planogramas teniendo en cuenta el surtido actual.
La escala se sostiene en el proceso. Con más de 150 tiendas, gestionar la exposición manualmente es muy complicado: se necesita un proceso que funcione igual en cada tienda. En box market, este proceso abarca todo el recorrido del planograma, desde su creación hasta su ejecución en tienda. El equipo crea nuevos planogramas a partir de exposiciones ya existentes y teniendo en cuenta el surtido actual, que llega automáticamente a la plataforma. Los planogramas terminados se envían a las tiendas directamente desde PlanoHero. Los cambios en la exposición se hacen una sola vez y aparecen de inmediato en todas las tiendas donde se utiliza esa exposición. Para ello, el equipo trabaja con la biblioteca de planogramas y la funcionalidad de rotación.
Control total de la exposición. Los planogramas llegan a las tiendas a través de la aplicación móvil, y el resultado vuelve a la oficina central en forma de informe fotográfico. El equipo de la oficina central hace seguimiento de los estados de los planogramas, revisa los informes fotográficos y, si es necesario, devuelve el planograma para su corrección. Así, la cadena conoce el estado de la exposición en cada tienda y puede reaccionar a tiempo.
Un planograma son datos. Para box market, el planograma muestra con precisión qué productos y en qué cantidad deben estar en los estantes. A partir de estos datos, la cadena construye su proceso de gestión del surtido y los pedidos a proveedores.

Así, la exposición en box market se convierte en un proceso gestionado para toda la cadena, desde la oficina central hasta cada estante.

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